Seberapa Penting Surat Jalan dalam Pengiriman Barang?

Setiap jasa pengiriman barang akan menerbitkan surat jalan bila Anda mengirim barang atau produk ke tujuan tertentu. Pebisnis tentu sudah paham yang dimaksud dengan surat jalan,  karena dokumen sangat penting dan jadi syarat barang Anda terkirim.

Lalu apa itu surat jalan?, Surat jalan merupakan dokumen pengangkutan yang diberikan oleh pengirim atau perusahaan pengirim barang kepada penyedia logistik yang mengangkut barang.

Surat jalan bersifat wajib, yang harus digunakan oleh perusahaan atau pihak tertentu dalam pengiriman barang. Biasanya, surat jalan dibawa oleh driver dari pabrik pengirim ke penerima. Atau bisa juga dari tempat muat menuju tempat bongkar barang.

Informasi yang ada dalam sebuah surat jalan memuat nama perusahaan produsen atau pengirim, nama pihak penerima atau customer, lalu nomor surat, nama serta jenis barang, jumlah barang, dan harganya.

Sebuah dokumen surat jalan biasanya terdiri dari 3 sampai 4 lembar kertas dengan warna berbeda. Perbedaan warnanya itu bertujuan untuk menunjukkan perbedaan fungsi tiap lembar.

Lembar pertama surat jalan biasanya berwarna putih, sebagai bukti penyerahan barang dari pengirim kepada pembeli yang akan digunakan sebagai penagihan pembayaran.

Lembar kedua surat jalan biasanya berwarna merah, yang nantinya akan diserahkan kepada penerima atau customer sebagai tanda bukti. Sementara lembar ketiga bisa berwarna kuning atau hijau, yang digunakan sebagai arsip untuk perusahaan.

Selain fungsi diatas, fungsi surat jalan ada banyak, yaitu,: 

1. Berisi rincian detail dari suatu item atau barang yang dikirim.
2. Sebagai dokumen resmi formalitas dari pihak pengirim untuk penerima.
3. Mempermudah pengecekan, baik bila ada pengecekan oleh pihak penerima maupun petugas keamanan di sepanjang perjalanan pengiriman.
4. Sebagai bukti bahwa barang sudah sampai ke tangan pihak penerima.
5. Sebagai dokumen resmi untuk jadi arsip bendahara atau bagian keuangan di perusahaan.
6. Sebagai bahan untuk pembuatan laporan.